Как бумага повышает продуктивность
Как можно повысить производительность своей работы, гарантируя, что все сделано с должной тщательностью и вниманием? Если вы работаете в офисе, бумага может помочь вам. А если работаете не в офисе — она тоже поможет.
О привлекательности бумажных копий
Нет никаких сомнений в том, что в наши дни в почти каждом офисе используются цифровые технологии. Всё, от общения до презентаций и размещения заказов на доставку кофе, работает в цифровом формате. Но хотя это делает многие повседневные процессы более эффективными, это может отрицательно сказаться на производительности. Если смотреть на экраны семь часов в день, возникает цифровая усталость, которая делает кажущиеся простыми задачи намного сложнее и их выполнение занимает гораздо больше времени.
Новое исследование показало, что более половины офисных специалистов страдают от цифровой перегрузки. 62% говорят, что цифровые инструменты делают их команды неконцентрированными и неэффективными на собраниях. Опрос под названием «Отчет о производительности труда» также показал, что более половины респондентов считают, что перегрузка экрана делает их менее продуктивными.
Отвечая на вопрос об использовании бумаги на рабочем месте,
60% респондентов указали, что они используют бумагу для повышения своей производительности, а 96% предпочитают использовать бумажные копии информации, а не цифровую версию. Это очень полезно на промежуточных этапах работы. В отчете сделан вывод, что работникам необходим баланс между аналоговой и цифровой работой в офисе, чтобы сосредоточиться на работе и повысить производительность.
Бумага помогает сконцентрироваться
Поскольку мы все больше и больше полагаемся на электронную почту, мессенджер и другие цифровые платформы, бумага является неотъемлемой частью для поддержания нас в курсе среди мириадов многих всплывающих окон и уведомлений.
Увеличение производительности при работе с бумагой имеет те же неврологические причины, что и понимание печатного учебника. При чтении с экрана ум склонен скользить и просто выбирать отдельные слова и фразы, чтобы быстро понять тему на поверхностном уровне. Но при чтении в печатном виде ум становится полностью занятым, поглощает каждое слово и получает более глубокое понимание информации.
Этот глубокий мыслительный процесс также распространяется на письменные работы на бумаге, причем физический процесс еще больше фокусирует ум и позволяет ему более активно участвовать в задаче улучшения привязанности и более быстрого поиска решений. По этой причине 51% офисных работников все еще записывают свои идеи в тетради, а 63% предпочитают использовать бумагу для совместной работы с коллегами и для творческого подхода. Здесь уместно вспомнить о “мозговом штурме”, который хорош при использовании больших листов бумаги и стикеров.
Офисный мольберт для бумаги
Офисный мольберт с бумагой поможет организации работ
Пять шагов к повышению производительности с бумагой
Итак, как вы можете использовать бумагу, чтобы успеть сделать больше? Вот пять эффективных решений:
- Составьте ежедневный список дел
Когда вы начинаете день, не переходите прямо на ваш почтовый ящик. Просмотр массы неоткрытых сообщений — первый шаг к цифровой перегрузке. Вместо этого запишите три основных приоритета, которые у вас есть на этот день, чтобы сосредоточиться и зарядить свои батареи.
- Принесите записную книжку на собрания.
Собрания могут быть испорчены устройствами, вниманием каждого в разных местах, а также тем, кто не фокусируется на этой теме. Так что возьмите флипчарт (офисный мольберт) и создайте зону без технологий, где заметки делаются на бумаге, а не на ноутбуке. Люди будут более вовлечены, задачи будут помнить и, что важно, встречи будут короче. - Используйте заметки для общей картины.
Для больших проектов невозможно получить обзор всех аспектов на холсте. Постоянный переход между различными страницами и форматами переполняет мозг, и никто не может видеть общую картину. Вместо этого запишите каждый аспект проекта и прикрепите его к большой стене для более глубокого понимания работы. - Используйте традиционный рабочий дневник
Старый добрый дневник бумажной работы важен для планирования вашего времени и выполнения ваших обязательств. Просто написание записи помогает сохранить эту информацию и подумать о том, что вам нужно для встречи. - Подготовьтесь к презентациям на бумаге
Хотя PowerPoint ожидается в большинстве презентаций, написание заметок на бумаге поможет вам понять свою речь и вспомнить больше. Ваши заметки также дают практические советы во время самой лекции и хороший план Б в случае сбоя технологии.